WorkFlows, hoe werkt het?

nov 30, 2019

WorkFlows

WorkFlows, wat zijn dat eigenlijk en wat kan je hiermee? Voor de onervaren of beginnende E-Mail Marketeers blijft dit vaak een lastig onderwerp. Aan de hand van deze Whitepaper kan je eenvoudig een plan opstellen om jullie Mailverkeer te automatiseren door middel van WorkFlows. Deze Whitepaper is van toepassing voor alle Marketing Automation systemen.

Door middel van WorkFlows kan je allerlei processen binnen jullie E-mail/Marketing Automation-Systeem automatiseren, dit scheelt een hoop tijd en verhoogd de betrokkenheid van jullie klanten. Dit doordat de klant bijvoorbeeld specifieke informatie ontvangt over een bekeken product of dienst. Je kan uiteraard meer zaken regelen door middel van WorkFlows, hieronder enkele voorbeelden :

• Klantendatabase up-to-date houden op basis van betrokkenheid(openen van mails)

• Automatische Follow-up E-mails versturen op basis van acties van klant(klikken op een link in een E-mail)

• Sales-Team informeren wanneer Lead klaar is om benaderd te worden.

• Uitgebreide Drip-Campagne opzetten om het Marketing proces te automatiseren.

Ongeacht voor welk doel je een WorkFlow wilt instellen geldt altijd dezelfde regel; wat wil ik bereiken? Stel jezelf deze vraag en er ontstaat al snel een plan. Hoe ga je dit plan echter inrichten? In bijna alle bekende Marketing Automation Systemen richt je dit in door middel van Triggers en Filters.

• Een Trigger is simpelweg de Actie die ondernomen moet worden door de klant of de score die moet worden behaald. Denk hierbij het klikken op een link in een E-mail, het bekijken van een specifieke pagina op jullie website of het downloaden van een Whitepaper.

• Een Filter is een ‘Stop-punt’ waar een schifting plaats vindt op basis van ingestelde criteria. Denk hierbij aan ‘Heeft Mail geopend’ of ‘Is lid van de Maillijst’. Hierdoor zorg je ervoor dat alleen de juiste personen verder gaan in een Automation of juist tegengehouden worden op het ‘Filter-punt’.

Nu we bovenstaande informatie tot ons hebben genomen dienen wij te bedenken hoe onze WorkFlow begint, oftewel welke actie dient een Klant/bezoeker te ondernemen om lid te worden van de WorkFlow? Laten wij in dit geval als voorbeeld nemen ; “Wanneer een klant klikt op een link in een E-mail”.

De 1e Stap is dus “Wanneer een Klant klikt op een link in een E-mail”. Zodra dit is ondernomen door de betreffende klant/bezoeker is hij/zij direct lid van de betreffende WorkFlow. De volgende stap in de WorkFlow is in vele gevallen een ‘Wacht’ toevoegen. Deze ‘Wacht’(2e stap) is vrij te vertalen als een Stopbord voor een bepaalde tijd(bijv. wacht 2 dagen) of tot bepaalde condities zijn behaald. Een ‘Wacht’ valt dan ook onder de noemer ‘Filters’. Zodra of de aangegeven tijd of bepaalde conditie is behaald zal de klant doorstromen naar de volgende stap in de WorkFlow.

De 3e Stap bestaat vaak uit de daadwerkelijke handeling waarvoor de klant in deze WorkFlow zit, oftewel het doel van jouw Automation. Wil je de klant hier een Follow-up mail sturen of juist inschrijven voor een bepaalde lijst? De mogelijkheden zijn eindeloos, maar de keuze heeft wel degelijk invloed op de rest van het proces. Laten wij er even vanuit gaan dat versturen van een Follow-up E-mail als doel is vastgesteld.

In deze 3e stap informeer je de klant bijvoorbeeld over specifieke informatie van het bekeken product tijdens de 1e stap in het proces. Denk hierbij bijvoorbeeld aan ; Klant heeft geklikt op link ‘Last Minutes: Curaçao’. Met de klik geeft de klant indirect aan geïnteresseerd te zijn in het aanbod van Last Minutes richting Curaçao, hier willen wij de klant dan ook specifiek mee benaderen tijdens de 3e stap.

Tijdens de 4e stap zou je wederom een ‘Filter’ kunnen toevoegen. Een voorbeeld hiervan is het in de gaten houden van de E-mail, is deze wel gelezen door de klant/bezoeker? Hierin zou je een Ja/Nee splitsing kunnen maken. Aan de ‘Ja’ kant(klant heeft mail gelezen) zou je kunnen beslissen dat de klant nu genoeg is benaderd en dat je hem/haar pas weer over een half jaar wilt benaderen met een E-mail(voeg ‘Wacht’ toe met 6 maanden tijd).

Aan de ‘Nee’ kant zou je aan kunnen geven dat je de klant nogmaals wilt benaderen zodat hij/zij alsnog de boodschap te zien krijgt die jij graag wilt vertellen aan de klant. Oftewel je voegt bij de ‘Nee’ kant nog een Actie toe in de vorm van een E-mail.

Het bovenstaande proces zou je eindeloos kunnen herhalen totdat de boodschap is aangekomen bij de bezoeker/klant. Let er echter goed op dat je een contact niet teveel benaderd, dit zorgt ervoor dat diegene zich sneller zal uitschrijven voor jullie Nieuwsbrieven.

Mochten er vragen zijn ontstaan over Triggers/Filters/Acties en Follow-up E-mails(Oftewel WorkFlows) schroom dan niet om ons om hulp te vragen.